Dijital Sözleşmelerin Anahtarı: e-İmza
İşlemleri onaylamak, anlaşmaları güvence altına almak, kimlikleri doğrulamak için kullandığımız imzanın tarihi MÖ 3.500 yılına kadar uzanıyor. Sümerlerin, çivi yazısıyla yazdıkları tabletleri mühür basarak imzaladıkları biliniyor. Bugün, kendimize has yazı karakteri, şekil ve çizgilerle oluşturduğumuz imzamız sadece bize özel bir kod sistemi olarak, kullanıldığı belgelere resmiyet kazandırıyor ve kimliğimizin doğrulanmasını sağlıyor.
Islak imzamız hala önemini koruyor ancak dijital teknolojilerin gelişmesi beraberinde güvenli ve yine bize özel farklı bir imza türü olan e-imza ile tanışmamızı sağladı. Yasal düzenlemelerle de desteklenen e-imza, dijital ortamdaki belgeleri onaylamamıza olanak tanıyor. Bu yazımızda e-imza hakkında merak ettiklerinizi, kullanım alanlarını ve nasıl e-imza sahibi olacağınızla ilgili bilgileri bir araya getirdik.
e-İmza Nedir?
e-İmza veya elektronik imza, başka bir elektronik veriye eklenerek, belgenin imzalanmasına ve doğrulanmasına olanak tanıyan bir elektronik veridir. İmzalanan belgelerin bütünlüğünü, doğruluğunu, kimlik doğrulamasını ve dijital belgelerin ıslak imzalı kağıt belgelerle eşdeğer hale gelmesini sağlar.
Türkiye'de e-imza kullanımı, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile düzenlenmiştir. e-İmza, ıslak imzamız gibi sabit bir yapıya sahip değildir. Harf, karakter veya sembollerden oluşur ve her belge için, imzalama sırasında bir anahtar aracılığıyla benzersiz olacak şekilde yeniden üretilir.
e-İmza kullanabilmeniz için yetkili kurumlar tarafından bir elektronik sertifika oluşturulur. Bu sertifika, kimlik bilgilerinizi ve imzanın doğrulanması için gerekli olan veriyi içeren elektronik bir kayıttır.
e-İmza / Elektronik İmza Ne İşe Yarar?
Elektronik imza verilerin değiştirilmesinin, silinmesinin ve veriye ekleme yapılmasının önüne geçerek imzalanan belgelerin bütünlüğünü sağlar. Dijital ortamda gerçekleştirilen işlemlere resmiyet kazandırır, yasal olarak kayıt altına alır ve inkâr edilmelerini önler. Ayrıca oldukça güvenli bir kimlik doğrulama yöntemidir. Bu nedenle hem bireyler hem de kurumlar açısından pek çok avantaja sahiptir.
Elektronik imza sayesinde imzalı onay gerektiren işlemler daha hızlı ve pratik bir şekilde tamamlanabilir. İmzalı belgelerin kağıt ortam yerine elektronik ortamda saklanmasına olanak sağladığı için arşivleme süreci daha kolay hale gelir. Bu özelliği ile çevre dostu ve düşük maliyetli bir seçenek olarak değerlendirilebilir.
Sunduğu güvenlik ve veri gizliliği; elektronik imzanın devlet kurumları, sağlık hizmetleri, bankalar ve e-ticaret platformlarında kullanılmasına olanak sağlar. Elektronik imza ile resmi belgelerin, sözleşmelerin, anlaşmaların, raporların, dilekçelerin, fiyat tekliflerinin ve onaylarının imza süreçleri daha kolay, hızlı ve güvenli bir şekilde tamamlanır.
e-İmza Nerelerde Kullanılır?
Günümüzde ticari ve kamusal alanda ıslak imza gerektiren pek çok işlem artık e-imza ile gerçekleştirilebiliyor ve bu uygulamaların önümüzdeki yıllarda daha da artması bekleniyor.
e-İmza ile gerçekleştirebilen işlemler şunlardır:
- e-Devlet üzerindeki işlemler
- Emniyet Müdürlükleri, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlükleri gibi kamu kurumları arasındaki işlemler
- Sosyal güvenlik uygulamaları
- Sağlık Bakanlığına ait e-Reçete, e-Nabız, TİTCK projeleri, hastaneler ve eczaneler ile ilgili uygulamalar
- Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) işlemleri
- Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi
- YKS, KPSS, LES gibi başvuru işlemleri
- e-Belge, e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM uygulamaları
- Vergi ödemeleri
- Sigorta işlemleri
- Kurum içi kâğıtsız ofis, doküman yönetimi uygulamaları
- İnternet bankacılığı
- Ulusal Yargı Ağı (UYAP) Bilişim Sistemi
- Kimlik Numarası (MERNİS) işlemleri
- Gümrük ve dış ticaret işlemleri
- Türk Patent Enstitüsü işlemleri
- İhale belgeleri
- Dijital ortamdaki sözleşme belgeleri
- Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) uygulamaları ve işlemleri
- Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi (TAKBİS) işlemleri
- Çevre Etki Değerlendirmesi (e-ÇED)
- Polis Bilgisayar Ağı (POLNET) işlemleri
- Ürün Takip Sistemi (ÜTS) işlemlerinde
e-İmza Kullanmanın Faydaları
Dijitalleşme günlük hayatımızda olduğu kadar iş yaşantımızda ve resmi işlemlerimizde de köklü değişimlere neden oldu. Bu noktada, alışageldiğimiz protokolleri dijital olanlarla değiştirmemiz, online ortamda gerçekleştirdiğimiz bütün işlemler için veri güvenliğini en etkin şekilde sağlamamız gerekiyor. e-İmza da bu amaçla geliştirilmiş en işlevsel, pratik ve güvenli çözümlerden birisi.
e-İmzanın en önemli iki özelliği taklit edilemez ve inkâr edilemez oluşu. Ayrıca e-imza ile imzalanan belgeler üzerinde değişiklik yapmak mümkün değil. Bu özellikler sayesinde imzalama işlemleri güvenle gerçekleşiyor, kimlik doğrulama yapılabiliyor ve veri bütünlüğü korunuyor.
Dijitalleşme beraberinde ister istemez daha hızlı olmayı da getiriyor. e-İmza hızlanan süreçlere uyum sağlamanızı kolaylaştırıyor, birebir iletişim gerektirmediği için imzalama süreçlerinde zaman tasarrufu ve verimlilik sağlıyor.
e-İmzanın bir diğer faydası da imzalanması gereken evrakların basılması zorunluğunu ortadan kaldırması. Bu sayede kağıt, mürekkep, kartuş gibi pek çok maliyetten tasarruf etmenizi sağlıyor ve karbon ayak izinizi azaltmanıza yardım ediyor.
e-İmza kullanımı bankacılık işlemlerinizde de hız ve kolaylık sağlıyor. Türkiye Finans’ın
e-İmzalı Talimat Gönderimi sistemi, banka müşterilerinin krediden EFT’ye pek çok işlem için talimatlarını e-imzalı olarak iletmelerine olanak tanıyor. Bankacılık işlemlerinde e-imzanın kullanılması hem gönderim hem de talimatların işleme konulması süreçlerini hızlandırıyor.
Elektronik İmza Güvenli midir?
e-İmza, bütün dijital teknolojiler gibi doğru şekilde kullanıldığında ve güvenlik protokollerine uyulduğunda son derece güvenli bir yöntemdir. e-İmza, dijital belgelerin bütünlüğünü, doğruluğunu ve kimlik doğrulamasını sağlar ve kağıt belgeye imza atmakla aynı hukuki etkiye sahiptir.
Elektronik imza teknolojisi, şifreleme yöntemlerine ve kimlik doğrulama süreçlerine dayanır. İmza sahibinin kimliğini doğrulayan e-imza sertifikaları yetkili üçüncü taraf sertifika sağlayıcıları tarafından sağlanır. Bu noktada güvenliğinizi en üst seviyede tutmak için güvenilir sertifika sağlayıcıları ile çalışmanız önemlidir.
e-İmza, kağıt belgeye imza atmanın ötesinde güvenlik özelliklerine de sahiptir. Örneğin e-imza ile imzalanmış bir belgede, imza sahibinin belgeyi değiştirip değiştirmediği veya belgenin doğru bir şekilde saklanıp saklanmadığı tespit edilebilir. e-İmza, sadece belgenin imzalayan kişi tarafından imzalandığından emin olmakla kalmaz, aynı zamanda belgenin hangi tarihte ve saatte imzalandığını ve kimin imzaladığını da kaydeder.
e-İmza Nasıl Alınır?
Aşağıdaki bilgilendirmeleri ve adımları takip ederek sizde e-imza alabilirsiniz:
- e-İmza kullanmak için öncelikle Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş olan bir Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı seçmeniz ve Nitelikli Elektronik Sertifika almanız gerekiyor. Elektronik Sertifika imza sahibinin kimliğini doğrulayan, imza işlemlerinin güvenliğini sağlayan ve hukuki geçerliliği olan bir belgedir.
- BTK tarafından yetkilendirilmiş Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıların listesine
buradan ulaşabilirsiniz.
- e-İmza sağlayıcıları arasında seçim yaparken sertifika hizmeti, teknik destek, fiyat ve kullanım kolaylığı gibi kriterleri göz önünde bulundurmanız hizmetten sorunsuz yararlanmanız için önem taşıyor.
- e-İmza almak istediğiniz hizmet sağlayıcı ile iletişime geçtikten sonra, kimlik doğrulama süreci başlar. Kimlik doğrulama süreci, e-imza sahibinin kimliğinin doğrulanmasına ve sertifikanın güvenli bir şekilde verilmesine olanak sağlar.
- Kimlik doğrulama işlemi tamamlandıktan sonra Elektronik Sertifikanız oluşturulur.
- Eğer bir kamu çalışanıysanız ve kamu kurumları arasındaki işlemlerde kullanmak üzere e-imza alacaksanız, başvurunuzun çalıştığınız kurum tarafından TÜBİTAK UEKAE (Ulusal Elektronik ve Kriptoloji)’ye yapılması gerekir.
e-İmza Devletten Alınır mı?
Evet, elektronik imzanızı devletten alabilirsiniz. Elektronik imza hizmetleri, Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından sağlanmaktadır. Kamu SM, Türkiye Cumhuriyeti Devleti tarafından yetkilendirilmiş bir kuruluştur ve Elektronik Sertifika vermek üzere görevlendirilmiştir.
Kamu SM aracılığıyla alınan e-imzalar, diğer e-imza sağlayıcılarından alınan e-imzalarla aynı şekilde hukuki geçerliliğe sahiptir. Kamu SM, vatandaşlara, kamu kurumlarına ve özel sektöre yönelik farklı e-imza sertifikası seçenekleri sunar.
Eğer Türkiye Cumhuriyeti vatandaşıysanız, e-devlet üzerinden e-imza başvuru portalına giriş yaparak online elektronik imza başvurusu yapabilirsiniz.
PTT’den e-İmza Nasıl Alınır?
PTT, e-imza hizmetinin erişilebilirliğini artırmak amacıyla farklı Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı firmalarla imzalanan protokoller kapsamında, e-imza başvurularınıza aracılık eder. PTT üzerinden sadece bireysel e-imza başvurularınızı yapabilirsiniz.
PTT’den e-İmza başvurusu yapmak için izlenecek adımlar:
- Online olarak ön başvuru formunu doldurun
- Hizmet almak istediğiniz e-imza hizmet sağlayıcısını seçin
- Talep ettiğiniz e-imza sertifika süresini seçin
- Sistem tarafından verilen ön başvuru kodu ile PTT iş yerlerine başvurarak süreci tamamlayın.
Kimler e-İmza Alabilir?
e-İmza, yasal bir kimlik doğrulama aracı olduğu için herkes tarafından kullanılabilir. Gerekli kimlik belgelerini ve başvuru formunu ibraz eden,18 yaşını doldurmuş bütün Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları e-imza başvurusu yapabilir. Ayrıca kamu çalışanları ve işletmeler de e-imza sertifikası alabilirler. Bu durumda, e-imza sertifikası, kurum adına yetkili bir kişi tarafından alınır ve kurum adına kullanılır. Kurumlar ve işletmeler için farklı e-imza sertifikası seçenekleri bulunmaktadır.
e-İmza Başvuru Sürecinde Gereken Belgeler Nelerdir?
Bireysel ve kurumsal e-imza başvurusu için gereken belgeler aşağıdaki gibidir:
Bireysel e-İmza Başvurusu İçin Gerekli Belgeler
- Başvuru formu ve Nitelikli Elektronik Sertifika Kullanıcı Taahhütnamesi
- T.C. Kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanı, pasaport, ehliyet gibi geçerli bir kimlik belgesi
Kurumsal e-İmza Başvurusu İçin Gerekli Belgeler
- Başvuru formu ve Nitelikli Elektronik Sertifika Kullanıcı Taahhütnamesi
- T.C. Kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanı, pasaport, ehliyet gibi geçerli bir kimlik belgesi
- Son altı ay içinde alınan Ticaret Odası Faaliyet Belgesi
- İmza sirküleri
e-İmza Ücreti Ne Kadar?
Yıllık, iki yıllık ya da üç yıllık olarak alabileceğiniz e-imzanın ücretleri her yıl yeniden belirlenir.
Güncel e-imza ücreti bilgilerine
buradan ulaşabilirsiniz.
PDF e-İmza Nasıl Yapılır?
PDF dosyalarınızda e-imza kullanmak, dosyanızın değiştirilemez bir şekilde korunmasını sağlar. Kullandığınız program ve yazılımlara göre bir PDF’e e-imza atmak için izlemeniz gereken adımlarla ilgili en doğru bilgileri e-imza servis sağlayıcınız verecektir.
PDF dosyalarında e-imza kullanmak için izlemeniz gereken adımlar genel olarak aşağıdaki gibidir:
- e-İmzanızı bilgisayarınıza takın.
- İmzalamak istediğiniz PDF dosyasını açın.
- PDF dosyanızı Adobe Acrobat Reader ile açıyorsanız, “Araçlar” çubuğundan “Sertifikalar” menüsünü açın ve “Dijital Olarak İmzala” butonuna tıklayın.
- Bu aşamada program imzalamak istediğiniz alanı seçmenizi isteyecektir. Fare ile imzalamak istediğiniz alanı dikdörtgen bir alan olarak seçin.
- Ekranda e-imza bilgilerinizi göreceksiniz, seçiminizi yapın ve “Devam Et” butonuna tıklayın.
- İmzanızın nasıl görüneceğini kontrol edin ve “İmzala” butonuna tıklayın.
- Açılan pencerede imzalı dosyanızı nereye kaydedeceğinizi seçin.
- e-İmza pin kodunuzu girin ve “OK” butonuna basarak işlemi tamamlayın.
e-İmza Kaşe Yerine Geçer mi?
Bir firmanın sahip olduğu kaşenin elektronik formu olan Mali Mühür, kullanım yerleri farklı olduğu için e-imza yerine geçmez. Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından temin edilen Mali Mühür, kurumlar tarafından e-fatura gibi e-belge uygulamalarında kullanılır ve güvenliği sağlar. Sadece şahıs şirketleri e-belge uygulamalarında elektronik imzalarını kullanabilir.
e-İmza Nasıl Yenilenir?
Kullanım süresi bitmek üzere olan e-imzanızı halihazırda hizmet aldığınız Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı üzerinden ya da tercih ettiğiniz başka bir yetkili servis sağlayıcı üzerinden yenileyebilirsiniz.
Yenileme işlemi yaparken onayınızı kullanmakta olduğunuz e-imza ile vereceğiniz için başvurunuzu süreniz dolmadan önce yapmanız önemlidir.